【フリーランス経理】スプレッドシートと弥生会計で集計ミスを減らす方法④

以前の記事で、フリーランス向けに経理を効率的に行う方法をご紹介しました。
銀行、カードのデータをスプレッドシートに集計して、弥生会計の決算を効率化
スプレッドシート→弥生会計のデータ転送作業を効率化
数値チェックを短時間で済ませてミスを減らす方法

今回は、過去の内容をふまえてBS(貸借対照表)、PL(損益計算書)の集計をさらに自動化させる方法をご紹介します。

そもそも、フリーランスが経理作業をする際の分類は、「①数値ミスをなくして期首と期末の合計を合わせること」「②勘定科目、仕訳の専門知識に基づいて税法どおりの書類を用意、提出すること」に分かれます。

②は複雑な記帳が出てきた時に税理士に相談、依頼する必要がありますが、①は高度な専門知識がなくてもできる領域であり、何度か行えば税理士がいなくても処理できるはずです。

そこで今回は当ブログで紹介しているデータ集計の手法を経理に活用して、「こうしたら集計ミスを確実になくして、余分な時間がかからずにミスも起きなくて済むのでは」という方法をお伝えします。

銀行、カードの集計データと弥生会計のデータの流れは、下記のとおりです。

間にスプレッドシートを介することで、自在にカスタマイズできたりBIツールと連携して経営判断に必要な図表を用意できるようにこのスキームにしています。一度フォーマットを作れば、毎月の集計作業も一定の作業手順で簡単に更新できるようにしています。 それぞれの手順を見ていきます。

A-1.銀行、カードの全取引を集計した全取引データ

まず、事業用のカード、銀行の全データをスプレッドシートに集計して、1つのタブに統一された形式で整えます。

詳細の手順は過去の記事に記載しています。
銀行、カードのデータをスプレッドシートに集計して、弥生会計の決算を効率化

B-1.弥生会計データ

そして、A-1全取引データを弥生会計にアップロードして、登録します。

詳細の手順は下記の記事に記載しています。

スプレッドシート→弥生会計のデータ転送作業を効率化
本来であればこれが提出用になるのですが、「後から見たら一部間違っていた」ということは良く起こることではないでしょうか。
複数の関係者に作業を分担して行き違いでずれが生じたり、慣れている方でも消し忘れたり最後に余分な修正を加えて気づかないことが良く起きています。

A-2.スプレッドシート内で数式を用いて集計したBS,PLデータ

上記の問題に対して、改めて数値ずれを確認する仕組みを考えます。
下記のように、スプレッドシートで「A-1全取引データ」を勘定科目ごとに数式を使って集計します。

B-2.弥生会計ダウンロードデータを整形したBS,PLデータ

一方で、一旦弥生会計にアップロードした内容も、再度ダウンロードしてスプレッドシートに貼り付けて、同じように勘定科目ごとに集計します。

2つのB-2.BS,PLデータを同じタブ内に並べて、その右に同じ書式の表を作り「科目×月別」の両者の金額の差を表示させます。
すべて0になれば一致しているし、0でない部分があれば該当の勘定科目と月の仕訳を見直してずれを直していきます。
このようにすることで、うっかり直し忘れたり意図しない内容で決算時に提出するリスクを減らせるでしょう。

■2つのBSの差額を数式で自動表示

まとめ

フリーランス向けに、スプレッドシートと弥生会計を使って経理作業の数値チェックを短時間で済ませてミスを減らす方法をお伝えしてきました。

この方法を使えば数値ずれは減りますが、根本的に簿記の知識が少ない場合は解決できない問題が多いので、税理士など専門の方に依頼しなければならないですが、一定量の知識があって取引量も少ない方であれば、税務署や単発で税理士に相談しながら対応できるかと思います。

フリーランスで経理作業に苦労されている方は、是非試してみましょう。

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