【フリーランス経理】スプレッドシート→弥生会計のデータ転送作業を効率化Part II

以前にフリーランス向け経理効率化の方法として、スプレッドシートを活用して銀行、カードのデータを一箇所に集計する方法をお話しました。
今回はスプレッドシート→弥生会計の流れで経理データを転送して効率良く管理する方法をご紹介します。

フリーランスの方にとって、確定申告や決算は避けてとおれないことではあるものの、正確に記帳することは非常に難しい上に多くの時間を使うので、もどかしい作業の一つであるかと思います。

私もフリーランス時代から経理作業を行ってきましたが、「税理士に依頼するほどの量ではない。でも自分でやると分からないことが多いし時間もかかる」という悩みを常に持ちながら少しずつ知見を重ねてきました。

今回はその方法の概要をご紹介していきます。
免税業者で記帳量が少なければ、集計作業についてはこの方法で一人でできるかと思います。
(もちろん決算時の正確な仕訳や抜け漏れの確認では、専門の税理士が必要ですが)

最初に全体のフローを確認

前回は、スプレッドシート内で①集計→②合体→③出力用の流れでデータを整形する手順をご紹介しました。

今回は、弥生会計へスムーズにアップロードするために、どのようにスプレッドシート内で調整すれば良いかについてです。

スプレッドシートから弥生会計へデータを転送する際に、ゴールから考えます。
つまり、弥生会計にデータをインポートすることを考えて、スプレッドシート内での出力段階で、インポートファイルのテンプレートに合わせるようにします。

スプレッドシート内の各タブについて、それぞれ見ていきます。

①スプレッドシート内の集計

まずスプレッドシート内で、銀行、カード、現金のデータをそれぞれのタブ内で集計します。
日付、利用内容、金額の右側に、「借方」「借方補助科目」「貸方」「貸方補助科目」の入力列をそれぞれ用意します。

「補助科目」(下図の「借方1補助」「貸方1補助」)の列まで用意しているのは、弥生会計のインポートファイルと形式を一致させるためです。

勘定科目と利用内容のマスターシートで自動紐付け

毎月経理作業を行なっていると、同じ勘定科目を入力することが出てくるでしょう。
その時に備えて、別のタブに利用内容ごとの借方、貸方を記入したリストを用意します。

こうようにして、集計シートで「VLOOKUP」もしくは「INDEX」「MATCH」の数式を入力すれば、何度も繰り返される内容について入力する手間が省けます。イレギュラーな取引やあまり利用しない内容については、その都度手動で入力していきます。

②合体シート

そして、それぞれの銀行とカードのデータを1つのタブ内にまとめます。
ここでは、数式「ARRAYFORMULA」を使って自動反映されるように設定します。
また、「銀行A」→1-500列、「銀行B」→「501-1000列」のように1年単位で必要な行数分を予め見積もって、上下に異なるタブのデータを並べていきます。

このようにすることで、出力するために必要なデータをフィルタによって一括抽出できます。 さらに、GoogleデータポータルやBIツールのデータソースとしても活用できます。

③出力シート

次に、弥生会計に取り込む項目を、数式「ARRAYFORMULA」「UNIQUE」「FILTER」などを使って抜き出します。
プライベート用の項目は、勘定科目が空欄なので「FILTER」によって事業関係と仕分けします。
また、弥生会計に既に反映済か未反映か(B列で「○」か空欄かで区別)もここで分別します。
他にも期間によって分けたい場合(例:先月分だけ抜き出したい)も、「FILETER」で不等号を挿入して抽出できるようにします。


弥生会計へ反映

最後に、出力シートの内容をCSVのテンプレートファイルに追加して弥生会計へ反映します。
弥生会計の入力に必要でない列は削除して、テンプレートに合わせて列の並び順を変更します。
また、給与と源泉所得税の預かり金などは振り込み額から分解して入力します。

一例として、A列で通常項目のNo.である「2000」ではエラーが出るのでから「2110」に変更したりしますが、弥生会計の設定によって異なってくるところなので、何度か試しながらうまくいくやり方を見つけていく必要があります。

最後に列タイトルは削除して、A-AA列を枠線で囲みます(弥生会計の独自の仕様でそうなっています)。

これで弥生会計にインポートすれば反映されるようになります。

ここで弥生会計に取り込めない項目があった場合は、弥生会計の機能として修正提案が出てくるので進めないことはないです。
最初の内はエラーが出たり思うように取り込めないこともありますが、一度習得してしまえばその後もずっと同じ方法で行えば良いと分かるので、難しくはないですね。
以上の手順で弥生会計に記帳することで、大変だった経理作業を短時間で終わらせることが可能になります。

まとめ

スプレッドシート→弥生会計のデータ転送作業を効率化する方法をお話してきました。

フリーランスの方にとって、経理は重要だけど時間をかけたくないタスクであることが大半かと思いますので、この手法を参考にして時間短縮、効率化につなげていけると良いですね。

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